Privacy Policy KunstHistorische Kring:

Gegevensbeschermingsbeleid in overeenstemming met de General Data Protection Regulation Act ingegaan op 25/05/2018

 

De KunstHistorische Kring (hieronder verder gerefereerd als “KHK”) is een studentenvereniging die veel belang hecht aan de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. Wij verwerken gegevens in overeenstemming met de vereisten die zijn vastgelegd in de ‘Wet bescherming persoonsgegevens’ (GDPR).

Deze privacy policy heeft als doel aan te tonen hoe de KHK omgaat met het verzamelen, bewaren en verwerken van gegevens, en kan te allen tijde worden geraadpleegd via de website van de KHK (www.khkgent.be). We raden u aan dit aandachtig te lezen.

Gebruik van Persoonsgegevens

Door deelname aan onze activiteiten verstrekt u ons bepaalde (persoonlijke) gegevens. Deze worden bewaard en gebruikt en zijn enkel de persoonlijke gegevens die door u rechtstreeks zijn verstrekt of waarvan duidelijk is dat deze aan ons zijn verstrekt om te worden verwerkt.

Inschrijvingen

Aan het begin van het nieuwe academiejaar schrijven de leden zich in om deel uit te maken van de studentenvereniging. Hierbij noteren we de volledige naam, hun studentennummer, , de richting, hun telefoonnummer en hun e-mail adres waarop we hen kunnen bereiken. Deze worden maximaal 5 jaar bewaard in een Excel-bestand op een Google drive. Deze gegevens kunnen te allen tijde worden opgevraagd door elk praesidiumlid van de KHK. Van de praesidiumleden wordt verondersteld geen misbruik te maken van deze gegevens.

Op het inschrijvingsformulier zal duidelijk te lezen zijn dat, indien de leden dat wensen, zij de gegevens wanneer ze maar willen kunnen verwijderen mits ze zich uitschrijven uit de kring.

Doop

Elk jaar houden wij in het eerste semester een doop. Voor de meesten valt deze doop op het bachelor weekend. Om aan alle veiligheidsvoorwaarden te voldoen vragen wij medische gegevens op. Een formulier wordt opgesteld per deelnemer. Deze formulieren worden bijgehouden en ingekeken door de schachtentemmer in de aanloop naar de doop. Geen enkel ander praesidiumlid heeft recht om deze formulieren in te kijken, zo zorgt de KHK ervoor dat deze gegevens beschermd worden. Na het bachelor weekend worden deze gegevens vernietigd.

Andere inschrijvingsactiviteiten

Bij sommige activiteiten (bijvoorbeeld: uitstappen en reizen) worden de leden gevraagd om zich op voorhand in te schrijven. Hierbij wordt de naam, email-adres en nummer genoteerd. Dit om te zorgen dat alles op voorhand kan georganiseerd worden. Al deze gegevens worden voor maximaal 5 jaar bijgehouden.

Onze specifieke doelen

De gegevens, die u ons verleent, zullen enkel voor praktische doeleinden gebruikt worden. Er zullen in geen geval gegevens doorgegeven worden aan derden zonder uw toestemming.

Beveiliging

Er worden veiligheidsmaatregelen genomen om ongeoorloofde toegang tot persoonlijke gegevens tegen te gaan. De gegevens worden bijgehouden op een gezamenlijke Google drive waarvan alleen praesidiumleden de inloggegevens hebben. Elk gebruik van de gegevens zal met respect gebeuren. Als blijkt dat dit niet gebeurt, zal het praesidiumlid in kwestie gesanctioneerd worden.

Inzage, aanpassing en verwijdering van gegevens

Wanneer de leden dit wensen kunnen zij inzage krijgen in de gegevens die wij van hen hebben. Een mail sturen naar het volgende email-adres, khkgent@gmail.com, volstaat hiervoor. Na raadpleging van de gegevens zullen de leden de mogelijkheid hebben om hun gegevens aan te passen of te verwijderen.

Voor sommige activiteiten verzamelen we ook gegevens van niet-leden. Voor hen geldt het bovenstaande ook.

 

Wijzigingen aan deze privacy policy

Er wordt ons het recht voorbehouden om deze beleidstekst te wijzigen. De tekst is te allen tijde raadpleegbaar op de website van de KHK (zie hierboven).

 

Voor vragen of verzoeken over uw privacy en ons privacy beleid kunt u contact met ons opnemen per e-mail: khkgent@gmail.com

Laatst gewijzigd op 23/8/2018

schild lustrum.png